Les transformations qui s’opèrent au cœur d’une organisation ne sont pas anodines. Elles peuvent faire naître incompréhensions et réticences. La conduite du changement est une démarche qui permet d’accompagner ces évolutions avec méthode et efficacité, en prenant en compte la dimension humaine.
Qu’est-ce que la conduite du changement ?
La conduite du changement consiste à accompagner un projet de réorganisation d’une entreprise selon une méthodologie planifiée et structurée. Cette méthode permet aux équipes de s’adapter aux évolutions organisationnelles, mais également d’accompagner les transformations de l’entreprise de manière optimale. Une organisation décide de conduire le changement pour répondre à des enjeux de rentabilité, de productivité, ou encore d’innovation.
Pourquoi conduire le changement ?
De nombreuses raisons peuvent pousser les entreprises à vouloir se réinventer. Le marché du travail et les pratiques ne cessent d’évoluer. Les structures doivent donc faire preuve d’agilité pour perdurer.
Les objectifs d’une démarche de conduite du changement peuvent être diversifiés :
- Restructuration de l’organisation
- Fusion ou acquisition d’une autre firme
- Mise en place de nouvelles politiques et procédures
- Évolution des compétences de la société
- Digitalisation des services
- Variation des besoins des clients
- Amélioration de la rentabilité et développement du chiffre d’affaires
- Renforcement du bien-être au travail…
Quels sont les enjeux de la conduite du changement ?
Dans une organisation, les besoins de changement peuvent être désirés ou subis. Quoi qu’il en soit, ces bouleversements impliquent de répondre à différents enjeux :
- Réduire la résistance au changement en communiquant de manière claire et en impliquant les collaborateurs tout au long du processus. La nouveauté peut être source de stress, de réticence, voire de résistance pour les employés. En effet, ces derniers peuvent avoir peur de l’inconnu ou craindre pour leur emploi.
- Maximiser l’adhésion des salariés en les informant, en les formant et en les impliquant activement. Les collaborateurs sont des acteurs clés du processus de changement.
- Minimiser les perturbations opérationnelles en planifiant soigneusement les étapes de mise en œuvre et en prévoyant des mesures d’accompagnement pour les employés. Les changements peuvent perturber l’organisation et impacter la productivité et la performance de l’entreprise.
- Assurer la pérennité des changements en fournissant un suivi continu, en évaluant les résultats et en ajustant les actions si nécessaire. Les transformations organisationnelles doivent être durables pour être efficaces.
- Améliorer l’agilité de l’entreprise en lui permettant de s’adapter rapidement aux mutations du marché et à l’environnement concurrentiel.
Piloter efficacement la conduite du changement en 6 étapes clés
Les étapes à respecter lors de la conduite du changement dans une entreprise peuvent varier. Voici les 6 phases les plus courantes :
1. Définition des objectifs
La première étape de la démarche consiste à fixer clairement les objectifs à atteindre. Ils doivent être précis, mesurables, réalisables, pertinents et limités dans le temps. Ces objectifs pourront être modifiés ou adaptés au cours des prochaines phases du processus.
À ce stade, il est également crucial de définir les indicateurs clés de performance (KPI). Ces derniers permettront d’évaluer par la suite le succès de la stratégie mise en place.
2. Réalisation d’un diagnostic
La réalisation d’un diagnostic consiste à analyser la situation actuelle de l’entreprise, à identifier les raisons pour lesquelles le changement est nécessaire et les principales variables (nature des changements, acteurs…). Bien comprendre les enjeux de ces améliorations est capital.
3. Identification des profils et constitution d’une équipe
La constitution d’une équipe dédiée à la conduite du changement est un moment clé de cette démarche. Pour cela, les compétences requises pour mener à bien le projet devront être identifiées : communication, gestion de projet, formation, résolution de problèmes… Les différents profils auront donc les aptitudes requises. Ces collaborateurs pourront aussi participer à des ateliers ou à des conférences pour renforcer davantage leur expertise. Aussi, il est pertinent d’identifier les personnes pouvant être des alliés du projet de changement.
Enfin, une fois l’équipe constituée, il est important de communiquer régulièrement pour s’assurer que celle-ci est sur la bonne voie. Cela peut se faire à l’occasion de réunions régulières ou via des rapports d’avancement…
4. Définition de la stratégie
Après avoir réalisé le diagnostic, repéré les résistances et les adeptes, il est temps de définir la stratégie de la conduite du changement. Cette phase vise à planifier les étapes à suivre, en définissant les ressources nécessaires, les échéances et les responsabilités des acteurs. Il est fondamental de s’assurer que la planification est réaliste pour ne pas démotiver les équipes.
5. Pilotage du changement
Place à la mise en œuvre ! Ce temps fort consiste enfin à instaurer les changements prévus dans la planification. Il est essentiel de suivre le plan et de s’adapter en fonction des résultats obtenus. Également, communiquer continuellement avec les collaborateurs sur l’avancement du processus est impératif.
6. Suivi et pérennisation du changement
Cette dernière étape permet d’évaluer les résultats du changement en mesurant les impacts sur l’entreprise et les parties prenantes. Les KPI définis en tout début de projet permettront de comparer les résultats obtenus avec les objectifs fixés, d’identifier les points positifs et ceux à améliorer.
La conduite du changement est un processus continu. Des ajustements devront être faits et les bonnes pratiques devront être ancrées, pour que cette démarche soit efficace et que les objectifs soient atteints.
Quels sont les outils à connaître pour conduire le changement ?
De nombreuses autres méthodes existent pour accompagner le changement. Chacune d’entre elles propose une approche spécifique :
La conduite du changement selon Lewin : cette approche en trois étapes comprend : la congélation, la transition et la décongélation. Ce procédé encourage les collaborateurs à se défaire d’anciennes habitudes et à mettre en place de nouveaux comportements pour encourager un changement durable.
La courbe de deuil : les collaborateurs, lorsqu’ils sont confrontés à une modification organisationnelle considérable, peuvent passer par ces 5 phases : le déni, la colère, le marchandage, la dépression et l’acceptation. La courbe du deuil peut ainsi être utilisée pour aider à anticiper et à gérer les réactions émotionnelles.
Force Field Analysis (ou l’analyse des champs de force) : cette matrice est un outil de planification qui permet d’analyser les forces motrices qui favorisent le changement et les freins qui s’y opposent. Ce diagramme, simple à utiliser, est très puissant.
Le diamant de Leavitt : cette méthode de gestion aide les organisations à comprendre l’impact des changements à tous les niveaux. Le diamant de Leavitt est constitué de quatre éléments interconnectés : la tâche, la technologie, la structure et les individus. Ces quatre principes sont reliés les uns aux autres et forment un diamant, d’où son nom.
Les 8 étapes de Kotter : ce modèle présente une approche en 8 étapes. Elles sont les suivantes : créer un sentiment d’urgence, former une coalition, développer une vision et une stratégie, communiquer la vision du changement, responsabiliser les collaborateurs, générer rapidement des résultats, consolider le succès, ancrer les nouvelles pratiques.
Chaque modèle a ses propres forces et faiblesses, et il est important de choisir celui qui convient le mieux à l’entreprise et à la situation de changement. Dans tous les cas, les défis de la conduite du changement sont toujours identiques : communiquer, former et accompagner.